Για δεκαετίες, οι συσκέψεις αποτελούσαν τον παλμό της εταιρικής ζωής, χώρους όπου γεννιούνται ιδέες, βελτιώνονται σχέδια και μερικές φορές συγκρούονται τα “εγώ”. Ωστόσο, παρά τη σημασία τους, οι συσκέψεις υπήρξαν για πολύ καιρό η κατάρα της παραγωγικότητας. Ατελείωτες συζητήσεις, ασαφείς ημερήσιες διατάξεις και ο επίπονος μαραθώνιος των PowerPoint έχουν οδηγήσει γενιές εργαζομένων να ονειρεύονται πιο αποτελεσματικές εναλλακτικές λύσεις. Τις τελευταίες δύο δεκαετίες, μια σειρά από επιδραστικούς ηγέτες του επιχειρηματικού κόσμου, όπως οι καινοτόμοι της Silicon Valley, έχουν επαναπροσδιορίσει το τι μπορεί να κάνει και τι πρέπει να είναι μια σύσκεψη. Μέσα από φαινομενικά ανορθόδοξες πρακτικές και αντισυμβατικό τρόπο σκέψης, έχουν αναδιαμορφώσει τον τρόπο με τον οποίο οι οργανισμοί και οι εταιρείες επικοινωνούν, συνεργάζονται και λαμβάνουν αποφάσεις.
Ο Steve Jobs και η δύναμη της κίνησης
Στην Apple, ο Steve Jobs ήταν γνωστός για την αντιπάθειά του προς τις πολύωρες, γραφειοκρατικές συσκέψεις. Η φιλοσοφία του ήταν απλή: οι καλύτερες συζητήσεις γίνονταν εν κινήσει. Ο Jobs συχνά διεξήγαγε συσκέψεις περπατώντας στον χώρο της Apple, οι οποίες μερικές φορές διαρκούσαν μόνο λίγα λεπτά, αλλά οδηγούσαν σε σημαντικές αποφάσεις. Προτιμούσε επίσης τις συσκέψεις όπου οι παρευρισκόμενοι ήταν όρθιοι, πιστεύοντας ότι το να κάθεται κανείς μειώνει την συγκέντρωση και παρατείνει τη συζήτηση. Η λογική ήταν τόσο ψυχολογική όσο και σωματική -όταν οι άνθρωποι στέκονται όρθιοι, είναι φυσικά πιο προσεκτικοί, πιο άμεσοι και λιγότερο διατεθειμένοι να χρονοτριβούν σε μη ουσιώδη θέματα.
Η προσέγγιση του Jobs, που συνδυάζει τη δημιουργικότητα με την κίνηση, έχει από τότε γίνει μέρος της παράδοσης της Silicon Valley. Πολλές σύγχρονες εταιρείες τεχνολογίας πραγματοποιούν πλέον «stand-ups», σύντομες καθημερινές συναντήσεις όπου τα μέλη της ομάδας μοιράζονται γρήγορες ενημερώσεις για την πρόοδο ενώ στέκονται όρθια.
Ο Donald Rumsfeld και η επανάσταση των όρθιων γραφείων
Ενώ ο Jobs έφερε την κινητικότητα στις εταιρικές συναντήσεις, ο Donald Rumsfeld έφερε μια παρόμοια φιλοσοφία στην κυβέρνηση. Ως Υπουργός Άμυνας των ΗΠΑ, ο Rumsfeld εργάστηκε σχεδόν αποκλειστικά σε όρθιο γραφείο -πολύ πριν το concept γίνει της μόδας στα σύγχρονα γραφεία. Επίσης, ο ίδιος πραγματοποιούσε πολλές από τις συνεδριάσεις στρατηγικής του όρθιος. Η λογική ήταν πρακτική: το να στέκεται όρθιος αύξανε την ενέργεια, συντόμευε τις συζητήσεις και διατηρούσε τους ανθρώπους σε πνευματική εγρήγορση. Ο Rumsfeld θεωρούσε τις όρθιες συναντήσεις ως μέσο για την αποφασιστική ηγεσία -ζωηρή, αποτελεσματική και πειθαρχημένη.
Σήμερα, πολλοί στελέχη τον αναγνωρίζουν ως έναν από τους πρώτους που υιοθέτησαν ένα στυλ που είναι πλέον κυρίαρχο στην επιχειρηματική κουλτούρα. Τα όρθια γραφεία είναι κοινά σε εταιρίες σε όλο τον κόσμο, συχνά δικαιολογούμενα από τα οφέλη τόσο στην εργονομία όσο και στην παραγωγικότητα.
Ο Jeff Bezos και ο «κανόνας της πίτσας»
Αν ο Jobs και ο Rumsfeld απλοποίησαν τον τρόπο διεξαγωγής των συναντήσεων, ο Jeff Bezos της Amazon επαναπροσδιόρισε το ποιος πρέπει να βρίσκεται στην αίθουσα. Ο διάσημος «κανόνας με τις δύο πίτσες» του όριζε ότι καμία συνάντηση δεν πρέπει να είναι πολυπληθής. Στόχος ήταν δύο πίτσες να μπορούν να ταΐσουν όλους τους παρευρισκόμενους. Ο Bezos υποστήριξε ότι οι μεγάλες συναντήσεις καταστρέφουν τη δημιουργικότητα και την υπευθυνότητα. Κατά την άποψή του, οι μικρότερες ομάδες λαμβάνουν ταχύτερες αποφάσεις και αισθάνονται μεγαλύτερη ευθύνη για τα αποτελέσματα. Η μινιμαλιστική του προσέγγιση δεν αφορούσε μόνο την αποδοτικότητα, αλλά και τη διατήρηση του επιχειρηματικού πνεύματος μιας νεοσύστατης εταιρείας, ακόμη και μέσα σε μια εταιρεία αξίας τρισεκατομμυρίων δολαρίων.
Ο Bezos απαγόρευσε επίσης τις παρουσιάσεις PowerPoint, χαρακτηρίζοντάς τες «τεμπέλικη» μορφή επικοινωνίας. Αντ’ αυτού, οι συναντήσεις της Amazon ξεκινούν με σιωπηλές συνεδρίες ανάγνωσης, όπου οι συμμετέχοντες μελετούν ένα προσεκτικά γραμμένο μνημόνιο έξι σελίδων. Αυτή η τελετουργία επιβάλλει σαφήνεια σκέψης και διασφαλίζει ότι όλοι ξεκινούν με το ίδιο πλαίσιο πριν από την έναρξη της συζήτησης. Το αποτέλεσμα; Συναντήσεις που είναι πιο ήσυχες, πιο ουσιαστικές και πιο αναλυτικές. Από τότε, πολλές εταιρείες έχουν υιοθετήσει παρόμοιες μορφές «αφηγηματικών σημειωμάτων», αντικαθιστώντας τις διαφάνειες.
Ray Dalio και η ριζοσπαστική διαφάνεια
Στην Bridgewater Associates, το μεγαλύτερο hedge fund στον κόσμο, ο ιδρυτής Ray Dalio μετέτρεψε τις συναντήσεις σε κοινωνικά πειράματα ειλικρίνειας. Σχεδόν κάθε συνάντηση στην Bridgewater καταγραφόταν και οι υπάλληλοι ενθαρρύνονταν -ακόμη και αναμενόταν- να αξιολογούν ο ένας τον άλλον σε πραγματικό χρόνο χρησιμοποιώντας ψηφιακά εργαλεία. Η φιλοσοφία του Dalio για «ριζοσπαστική διαφάνεια» είχε ως στόχο την εξάλειψη της ιεραρχίας και του εγώ. Εάν ένας νεότερος αναλυτής διαφωνούσε με έναν ανώτερο διευθυντή, όχι μόνο του επιτρεπόταν, αλλά και απαιτούνταν να το εκφράσει. Η πεποίθηση ήταν ότι η αλήθεια, όσο δυσάρεστη και αν ήταν, οδηγούσε σε καλύτερες αποφάσεις. Αν και η κουλτούρα αυτή δεν ήταν για όλους, επέβαλε ένα πρωτοφανές επίπεδο υπευθυνότητας. Οι πρακτικές των συναντήσεων της Bridgewater θόλωσαν τα όρια μεταξύ διαχείρισης και ενδοσκόπησης, μετατρέποντας τις εταιρικές συζητήσεις σε μια μορφή συλλογικής αυτοβελτίωσης.
Ο Mark Zuckerberg και η στρατηγική της σιωπής
Στο Facebook, ο Mark Zuckerberg υιοθέτησε ένα στυλ που θύμιζε τον Jobs, με συναντήσεις με περπάτημα στον χώρο της εταιρείας στο Menlo Park, αλλά πρόσθεσε και τη δική του ψυχολογική πινελιά. Οι συνάδελφοί του συχνά περιέγραφαν την τεχνική του «αμήχανης σιωπής»: όταν μια συζήτηση έφτανε σε ένα επιφανειακό σημείο, απλά έκανε μια παύση, μερικές φορές κοιτάζοντας τον ομιλητή σιωπηλά μέχρι να προκύψουν βαθύτερες ιδέες. Ήταν άβολο, αλλά λειτουργούσε. Ο Zuckerberg πιστεύει ότι η σιωπή δημιουργεί χώρο για προβληματισμό και ειλικρίνεια. Σε ένα περιβάλλον που χαρακτηρίζεται από συνεχή ταχύτητα και φλυαρία, η ήσυχη προσέγγισή του επέβαλε την συγκέντρωση -μια υπενθύμιση ότι μερικές φορές, το πιο ισχυρό μέρος της επικοινωνίας είναι η ακρόαση.
Ο Ben Horowitz και η ενσυναίσθηση στην αίθουσα συνεδριάσεων
Ο επενδυτής επιχειρηματικών κεφαλαίων Ben Horowitz υιοθέτησε μια διαφορετική προσέγγιση στην ηγετική διορατικότητα με το πείραμά του «Freaky Friday» ζητώντας από τα στελέχη να ανταλλάξουν θέσεις εργασίας με τους υπαλλήλους για μια μέρα. Αν και δεν ήταν μια συνάντηση με την παραδοσιακή έννοια, η άσκηση λειτούργησε ως μια εκτεταμένη συζήτηση σε όλα τα επίπεδα της εταιρείας. Με την προσωρινή αλλαγή προοπτικής, ο Horowitz πίστευε ότι οι ηγέτες θα μπορούσαν να κατανοήσουν καλύτερα τις απογοητεύσεις και τις προκλήσεις των ομάδων τους. Ήταν ένας δημιουργικός τρόπος να μετατραπεί η ενσυναίσθηση σε ένα λειτουργικό εργαλείο και επηρέασε τον τρόπο με τον οποίο διεξάγονταν στη συνέχεια οι συναντήσεις σχετικά με την πολιτική, τη στρατηγική και την κουλτούρα.
Από τις περιπατητικές συνεδρίες brainstorming του Jobs έως τις ομάδες “μεγέθους πίτσας” του Bezos, αυτοί οι καινοτόμοι μοιράζονταν μια κοινή πεποίθηση: οι συναντήσεις πρέπει να εξυπηρετούν τους ανθρώπους, και όχι το αντίστροφο. Οι πιο αποτελεσματικοί ηγέτες θεωρούν τις συναντήσεις ως εργαλεία για σαφήνεια και δημιουργικότητα, και όχι ως γραφειοκρατικές υποχρεώσεις.
Σε μια εποχή όπου η εξ αποστάσεως εργασία, οι βιντεοκλήσεις και οι παγκόσμιες ομάδες έχουν κάνει την επικοινωνία πιο περίπλοκη από ποτέ, τα διδάγματά των προαναφερθέντων φαίνονται όλο και πιο συναφή. Είτε οι άνθρωποι στέκονται όρθιοι, περπατούν, σιωπούν ή είναι ριζικά διαφανείς, αυτές οι προσεγγίσεις μας υπενθυμίζουν ότι οι συναντήσεις μπορούν ακόμα να είναι σημαντικές και αποτελεσματικές -αν είμαστε αρκετά γενναίοι για να τις ξανασκεφτούμε.
